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El segundo paso Jedi: Los 4 cuadrantes

Cuando hablamos de generar y optimizar el time to market, incrementar la calidad y colocar nuestros objetivos con los usuarios, no solamente caminamos de izquierda a derecha:

Existen iteraciones que nos permiten ir de Development a Operations, de una forma ágil e iterativa (de izquierda a derecha, de derecha a izquierda).

Si lo vemos bien, es un excelente camino. Sin embargo, nunca impacta las partes altas de la organización.

¿Cómo lograr un impacto a gran escala? ¿Cómo hacer visible este primer mejora que han logrado en Sith Technologies?

Sin duda, hay que generar una cultura de Feedback. Pero ¿Cómo?

Imaginemos a un sistema, como algo vivo, algo que evoluciona. Es decir: Es un sistema complejo.

El tener este tipo de complejidad, hace que el tratar el problema, únicamente de derecha a izquierda o izquierda a derecha, no va a ser funcional. El motivo: La pérdida de información.

Es ahí donde entra en juego la pieza fundamental que tenemos los seres vivos: La comunicación

Imagina, que estas en un Starbucks (ambiente) con un grupo(sistema) de amigos(módulos). ¿Cómo platican? ¿Cómo interactúan?

Cada uno de ustedes es un todo, dentro de un todo. A pesar de la individualidad, somos parte de un todo (los Sith del imperio, por ejemplo).

Estoy seguro de que la conversación es nada orquestada, no existe un moderador, todos hablan, ríen, toman de su café y pueden continuar incluso si uno de los participantes tiene que irse.

Imaginen el mismo escenario, pero en vez del Starbucks, en una biblioteca.

La comunicación es muy distinta, y la interacción también.

Es por eso que debemos aprender a comunicar, a recibir feedback, a dar feedback pero de forma cíclica.

Comparemos el siguiente diagrama con la figura 1.

La diferencia, es que entre cada paso en el proceso hay ciclos. ¿Qué objetivos cumplen?

  1. Identificar los problemas de forma rápida, cuanto antes mejor.
  2. El conocimiento se va compartiendo en cada etapa
  3. Líderes crean líderes, se pierde la burocracia. El crecimiento es para todos los involucrados en el proceso.

En esta etapa, los frameworks ágiles ayudan y mucho.

Algo que ayuda y nos permite generar output de calidad es lo siguiente:

Si desde la primera iteración, mencionamos la mala calidad de lo que recibimos y no permitimos que se nos entregue de esa manera.

Si, el ciclo se bloquea. Pero la calidad que se entrega en el flujo de trabajo mejora considerablemente.

Es así donde la Definition of Done, toma juego, dado que sería inútil esperar el mejor entregable del mundo.

Agile, DoD y Ciclos trabajan ahora en conjunto para que el sistema complejo cobre vida.

Pero esto no es suficiente, no si Sith technologies quiere llegar a la cumbre de los servicios SaaS y ganarles a sus competidores Jedi.

María decide convocar a Anakin, un mentor para mejorar los procesos.

La primera frase de Anakin al grupo de Fernando, Pepito, Susana y María es:

¿Los apoya su organización? El grupo contesta con un “Claro, por eso estamos haciendo esto”.

A lo que Anakin responde, perfecto. Veamos que tanto los apoya:

Propongan detener sus instalaciones a producción de todos los sistemas, e involucren a los mejores en las liberaciones de nuestro súper SaaS.

María paso saliva, Fernando exclamó que eso no es posible. Que la organización tiene múltiples sistemas que mantener a flote.

Anakin les dice: Ok, perfecto. Me están diciendo que este es el proyecto más importante que tienen, el que está haciendo a sus competidores millonarios y me dicen que la organización no puede detener por 2 semanas los demás proyectos. Muy interesante ¿Con quién tenemos que hablar para hacerlo?

Les platico el porqué.

Sentados todos en una sala de Juntas mientras Anakin les explica que lo que están haciendo es experimentar, están aprendiendo y que para que este tipo de soluciones de automatización funcionen, deben de involucrarse todas las áreas de la organización y por todas… me refiero a todas. Alta dirección incluidas.

El objetivo de detener las instalaciones es juntar a las áreas involucradas y poder identificar en que clasificación se encuentra Sith Technologies.

El Doctor Ron Westrum fue de los pioneros en observar la importancia de la cultura organizacional y encontró que usualmente en las organizaciones relacionadas a la salud,  se tiene una cultura Generativa, donde todo fluye hacia la salud de los pacientes. El Dr. Westrum definió 3 tipos de cultura:

Después de la charla, Anakin mencionó que en Sith, se va a buscar una cultura generativa. Donde se va a aprender y crear cultura a la apertura y retroalimentación. Les dio 2 hojas, con la siguiente instrucción:

Aprendan y ejecuten las actividades de la hoja A

  1. Institucionaliza la mejora en el trabajo diario, principios del Kanzen(1% mejor que el día anterior)
  2. Transforma descubrimientos locales, en mejoras globales.
  3. Inyecta patrones de resiliencia en el trabajo diario (buscar alto desempeño)

Una vez completadas y ejecutadas correctamente como un hábito de sus equipos, realicen una junta semanal y únicamente respondan las siguientes preguntas:

¿Cuál fue el último paso ejecutado y que resultados tuviste?

¿Qué aprendiste?

¿Qué condiciones tienes ahora?

¿Qué objetivo es el siguiente?

¿Qué obstáculos presentas?

¿Cuál es el siguiente paso?

¿Cuál es el objetivo esperado?

¿Cómo podemos validarlos?

Estas preguntas, son el núcleo del sistema de producción Toyota, la Kata de la mejora continua.

Una vez que definamos el proceso, que lo mejoremos y habilitemos la comunicación entre los 4 cuadrantes de la organización, solo en ese momento, el camino comienza, por ahora sólo nos estamos preparando.

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