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Juanito y el lobo ágil

Aplicar una metodología ágil es fácil (eso dicen), pero conozco muchos casos que no pudieron mantener el ritmo y decidieron no continuar.

Para entender mejor el proceso, hablaremos de la historia de Juanito.

Juanito es un jefe que no ha sido capacitado para ser jefe o líder (error, sin capacitación no hay mejora) y tiene a su cargo 5 personas.

Seamos claros, nadie ubica más las debilidades de los jefes/líderes que las personas que tienen a su cargo, por lo que Juanito comienza a ser criticado por su mal liderazgo.

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Juanito decide cambiar, es proactivo y estudia metodologías ágiles. No sabe aplicarlas, pero sabe que necesita algo para entregar más rápido sus proyectos (Error, ágil no es entregar más rápido).

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 Durante su primera semana prepara un “sprint” e invita a todos sus compañeros líderes para mostrar que ha trabajado en esta “presentación” (error de Juanito, el sprint planning, no es una presentación).

Juanito comienza a ser el dictador de la reunión, el coloca los puntos a desarrollar y no involucra al negocio, al usuario y el hace de Product Owner y Scrum Master al mismo tiempo.

Al ser la primera vez, el equipo se sorprender de ver a Juanito con ésta estrategia. ¿Por qué no intentarlo? (se dice el equipo).

Comienzan con la priorización de actividades y el equipo como nunca lo ha hecho de ésta manera, tiene una incertidumbre muy grande del resultado.

¿Y si me da más trabajo? ¿Y si me equivoco?

Ahora entra en juego la primera gráfica para entender como aplicar Agile en un proyecto.

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Esta gráfica nos dice que al aplicar algo nuevo, siempre tenemos una incertidumbre aproximada de 60% hasta el 160%. Simplemente es, el equipo se va a equivocar en la estimación… pero la gráfica también nos indica que al paso del tiempo, la incertidumbre es menor, a cada paso que damos en el producto la incertidumbre baja, y la estimación de actividades se va nivelando.

Si eres como Juanito, y vas a implementar una nueva metodología de proyectos, ten en cuenta que tu primera estimación no va a ser buena, y tienes un margen de 60% de error.

PERO SIGUE ASÍ, EN UNOS SPRINTS LOGRARAS ESTIMAR MÁS OBJETIVAMENTE.

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Inicia el sprint, y la gente comienza a trabajar en sus historias de usuario.

Juan leyó que hay que ponerle puntos de historia a cada actividad o historia de usuario, así que como todo es importante, todas las actividades tienen 10 puntos. La calificación más alta en la escala Juanito.

Crea el primer tablero Kanban de la empresa, lo bautiza como “KanJuan” y se ve más o menos así:

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25 historias de usuario, todas con 10 puntos, con un total de 250 puntos a ser completados.

En el primer día, Juanito sabe que tiene que hacer algo llamado Junta Diaria o StandUp meeting, cita a su equipo en la cafetería y mientras comen una dona, comienzan con las preguntas básicas:

¿Qué tal te fue ayer? ¿Cómo van las chivas?

(error de Juanito y del equipo, las standup son para hablar del proyecto, poco tiempo y no más de 15 minutos o dependiendo del número de participantes), durante la reunión, Juanito se dedica a cambiar de columna (Por hacer, En progreso, Completada) las notas adhesivas que representan las actividades.

Pasan los minutos y la primera reunión ha sido un éxito, todo el equipo asistió y su duración fue de 40 minutos. ¡En el primer día se lograron 50 puntos de usuario!

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Juanito leyó que tiene que aplicar una gráfica llamada burn down, donde coloca el esfuerzo en puntos en el eje de las Y, y en el de las X los días del sprint.

Conozcamos la segunda gráfica importante en Agile: Burn down Chart

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En el burn down, se va trazando una tendencia de actividades, y se coloca una línea donde se va restando el número de puntos ganadas. Esto se hace día con día.

Es el día 5 del sprint y Juanito viendo la gráfica, sabe que va retrasado.

¿Qué paso? ¿Será culpa de los programadores? ¡Sabía que estas técnicas no funcionan!

Toma aire, y decide terminar el sprint.

Durante los días siguientes, Juanito sigue estudiando y genera otra gráfica muy importante, la tercera gráfica que ha aprendido: La gráfica de trabajo acumulado.

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Lo importante de esta gráfica es que nos indica el tiempo de entrega de las actividades, el backlog (remanente de actividades) a ser completadas y el trabajo en curso del sprint.

Juanito se espanta nuevamente y grita “vamos a la mitad y ya casi acaba el sprint”.

Hasta este punto, Juanito ha aprendido la administración básica de un proyecto ágil, pero es en estos momentos donde muchas compañías deciden no continuar por las siguientes razones:

1)     Juanito cree que tiene más trabajo.

2)     Los miembros del equipo se cansan de la juntitis diaria.

3)     Se hace evidente lo evidente, todos los días se sabe quienes van con un retraso.

4)     A los jefes no les gusta juntarse con sus empleados.

5)     Los responsables le dejan la responsabilidad del producto a alguien más.

Pasan los días y Juanito reúne a todos los involucrados y a su equipo para platicar de los resultados, tiene que hacer algo llamado un Sprint Review, donde analiza y revisa el desempeño de las actividades y del equipo.

¿Por qué no entregamos en tiempo?” Es una de las primeras preguntas del jefe de Juanito.

Y aquí hay de 2:

Final esperado: Más que una charla de los entregables, le toca una cagotiza a Juanito.

Y ahí es donde se acaba el interés de la gente por aplicar metodologías ágiles.

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Final alternativo:

Se platica de lo que se entregó, se incrementa el backlog, se aplican nuevas prioridades y se le da una nueva oportunidad.

Gracias a Juanito, ¡Ya tienen reportes!

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Al finalizar la charla, donde Juanito pensó que rodaría su cabeza, junta a su equipo y les dice que tienen que platicar.

El equipo se ve con mala cara y en silencio piensan que viene el clásico regaño de todos los proyectos, pero hay una sorpresa, Juanito comienza la charla con una plática motivadora y les dice que para la próxima les tiene que salir mejor. *

El siguiente componente es uno de los más importantes, y en lo personal es el que más me gusta para generar confianza, responsabilidad y auto gestión de los equipos: Sprint Retrospective

4 preguntas básicas al equipo

1)     ¿Qué quitar del proceso?

2)     ¿Qué agregar del proceso?

3)     ¿Qué mantener en el proceso?

4)     ¿Qué mejorar en el proceso?

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Aquí comienza a jugar un rol importante la mezcla de componentes Agile.

*¿Recuerdan la primera gráfica (cono de incertidumbre)? Al ser la segunda vez, el equipo comienza a tener más idea del trabajo a realizar, por lo que la estimación (se supone) será más acertada pues la reducción de la incertidumbre se puede mejorar durante el proceso, con ésto hay mejoría entre el primero y el segundo sprint.

Juanito ha decidido continuar con los Sprints, porque sintió el apoyo de la organización y del equipo (tiene que ser un acuerdo de las cabezas de la organización a los colaboradores, más la suma del compromiso de los colaboradores hacia la organización).

Hagamos un resumen:

Hasta este momento, Juanito ha aplicado:

1)     Cono de la incertidumbre

2)     Tablero Kanban

3)     Gráfico Burn Down

4)     Gráfico de trabajo acumulado

5)     Sprint review

6)     Sprint retrospective.

Continuemos con la historia de Juanito…

¿Qué más puede aplicar Juanito a sus actividades?

Hay un componente muy importante, se llama Velocity, Juanito decide aplicarlo a partir del 3er sprint.

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En este componente es donde comenzamos a jugar con la probabilidad y la estadística para saber nuestro mejor y peor escenario de puntos logrados. Usando este componente podemos definir un promedio de cuantas actividades/puntos son completados por el equipo. Y comienza a mejorar la estimación (el gráfico de incertidumbre sigue disminuyendo).(Nota del autor: No me gusta usar velocity para medir, sólo como referencia).

Es muy importante que Juanito ha logrado obtener este dato, y con esto, ha identificado que su equipo comienza a trabajar de forma más organizada y las estimaciones, son mucho más asertivas.

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A partir del 5o sprint, se ve una mejoría muy alta, por lo que el jefe de Juanito le pide le de un resumen ejecutivo de su experimento.(si mencionamos que un sprint en promedio es de 2 a 4 semanas, los resultados de aplicar la metodología se comienzan a ver a partir unos meses, no es algo inmediato)

Juanito ha decidido continuar estudiando metodologías ágiles y ha motivado a su gente a seguir éstas prácticas, por lo que el equipo es más dinámico y ejecuta mejor sus actividades, (usualmente no es así, ya que muchas organizaciones no planean una estrategia de crecimiento profesional con la mejora de los procesos).

Juanito decide ir a las grandes ligas, algo que el nunca hubiera pensado, ahora comienza a hablar de presupuestos y genera un componente de negocio muy importante: Budget Forecast:

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En donde no es necesariamente ágil, pero se usa para identificar si un producto va respecto a lo estimado en el presupuesto, si se ha gastado menos o simplemente está saliendo más caro de lo planeado.

Al final, Juanito, se convierte en Don Juanito y es más mamón que al principio.

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Fin.

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